PrescripteursLecture : 7 minPublié le Mis à jour le

Développer un réseau de prescripteurs et d'apporteurs d'affaires quand on est une agence d'événementiel

Dans l’événementiel, une grande partie des demandes ne commence pas chez vous. Une entreprise contacte d’abord un lieu de réception, un hôtel ou un traiteur et c’est lui qui lui donne le nom d’une agence. Ces prescripteurs apportent des demandes qualifiées et déjà en confiance, à condition que la relation soit construite et entretenue. Voici qui peut recommander votre agence, comment créer le premier contact et comment faire durer ces partenariats.

Réseau de prescripteurs qui recommandent une agence d'événementiel à de nouveaux clients

Envie d’aller plus vite ? Demandez un résumé de cet article à l’IA (intelligence artificielle) :

Qui peut recommander une agence d'événementiel

Vos prescripteurs sont les professionnels qui croisent vos futurs clients avant vous :

  • Les lieux de réception : domaines, châteaux, salles, rooftops, musées privatisables. Ils reçoivent des demandes d’entreprises qui veulent un lieu, puis découvrent qu’elles ont besoin d’aide pour tout le reste.
  • Les hôtels : leurs équipes commerciales vendent des séminaires et cherchent des partenaires pour les activités, les soirées et la scénographie.
  • Les traiteurs et les prestataires techniques (son, lumière, vidéo) : ils travaillent avec de nombreux organisateurs et savent quelles agences sont fiables.
  • Les offices de tourisme et les bureaux des congrès : ils orientent les organisateurs qui viennent d’une autre région.
  • Les agences de communication et de marketing : leurs clients ont des lancements, des salons ou des conventions à produire.
  • Les agences réceptives d’autres régions, qui cherchent un partenaire local pour leurs clients.
  • Vos anciens clients, qui changent d’entreprise et emportent votre nom avec eux.

Créer le premier contact

Un prescripteur recommande une agence qu’il connaît et en qui il a confiance. Pour créer ce lien :

  • Préparez une présentation courte : qui vous êtes, les événements que vous organisez, les clients que vous accompagnez, deux ou trois études de cas.
  • Demandez une visite : visiter un lieu ou un hôtel montre votre intérêt et vous permet ensuite de le proposer à vos clients en connaissance de cause.
  • Proposez du concret : un client à qui vous pourriez proposer ce lieu, une idée d’événement à construire ensemble.

Pensez la relation dans les deux sens : vous êtes aussi un apporteur d’affaires pour eux. Chaque fois que vous proposez un lieu ou un traiteur à un client, vous leur apportez du chiffre d’affaires.

Le premier événement organisé ensemble

La première collaboration est décisive. Un événement bien préparé, des échanges clairs avec les équipes du lieu, un montage et un démontage dans les temps, un client satisfait : votre prescripteur retiendra surtout la tranquillité que vous lui avez apportée. À l’inverse, un retard, un oubli ou un conflit avec ses équipes peut fermer la porte pour longtemps.

Après l’événement, remerciez le lieu ou le traiteur, partagez les photos (avec l’accord du client) et mentionnez-le dans votre publication LinkedIn. Ce geste simple renforce la relation et lui donne envie de partager à son tour.

Faire durer la relation

La réciprocité

Les meilleurs partenariats sont équilibrés. Recommandez vos prescripteurs quand ils correspondent au besoin de votre client, invitez-les à un événement que vous organisez, prenez des nouvelles en dehors des périodes chargées. Un petit déjeuner ou une visite de lieu par saison suffit souvent à entretenir le lien.

Les commissions, en toute transparence

Certains lieux ou prestataires pratiquent des commissions sur les événements apportés. Si c’est le cas, fixez les règles par écrit et soyez transparent avec vos clients sur la façon dont vous êtes rémunéré : la confiance de votre client compte plus que n’importe quelle commission. Proposez toujours le lieu ou le prestataire le plus adapté à son besoin, pas celui qui vous rémunère le mieux.

Les réseaux d'affaires et les clubs

Les clubs d’entreprises, les réseaux d’affaires et les associations professionnelles du tourisme d’affaires réunissent des dirigeants et des prestataires qui organisent ou recommandent des événements. Une présence régulière, avec une présentation claire de ce que vous organisez, vous fait connaître au-delà de votre cercle habituel.

Suivre vos prescripteurs

Un tableau simple suffit pour savoir où investir votre temps.

Exemple de suivi des prescripteurs
PrescripteurDernier contactRecommandations reçuesProchaine action
Domaine de réceptionVisite au printempsDeux séminairesL'inviter à la prochaine soirée organisée sur place
Hôtel d'affairesRendez-vous à la rentréeUne conventionEnvoyer l'étude de cas et les photos
Agence de communicationAppel le mois dernierAucune pour l'instantProposer un événement de lancement pour un de ses clients

Au bout de quelques mois, vous savez quels partenaires vous apportent des événements et lesquels demandent plus d’attention. Pour situer ces recommandations parmi vos autres canaux, consultez le guide pour trouver des clients quand vous dirigez une agence d’événementiel.

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Questions fréquentes

Les lieux de réception, les hôtels et les traiteurs, car ils sont souvent contactés en premier par les entreprises. Les bureaux des congrès, les agences de communication et vos anciens clients complètent ce réseau.

Ce n’est pas obligatoire. Si vous le faites, fixez les règles par écrit et soyez transparent avec vos clients. Beaucoup de partenariats fonctionnent très bien sur la seule réciprocité des recommandations.

En le connaissant vraiment : visitez-le, proposez-le à vos clients quand il correspond à leur besoin et soignez chaque événement organisé sur place. Un lieu recommande les agences qui travaillent bien avec ses équipes.

Fixez-vous un rythme simple : un contact par saison avec chaque partenaire, un remerciement après chaque recommandation, une mention de leur travail dans vos publications. La régularité compte plus que la fréquence.

Oui, souvent. Une agence spécialisée dans les mariages peut vous orienter vers les événements d’entreprise, une grande agence peut vous confier des missions en renfort. Un partenariat clair sur les rôles de chacun profite aux deux.

Pour une simple recommandation, non. Dès qu’une rémunération ou une exclusivité entre en jeu, un accord écrit évite les malentendus. Un juriste peut vous aider à le rédiger.

Besoin d'être accompagné ?

Un réseau de prescripteurs se construit dans la durée et il gagne à être soutenu par une présence en ligne solide : vos partenaires vérifient votre site avant de vous recommander. L’agence Ambia accompagne les agences d’événementiel sur leur site Internet, leur publicité en ligne et leur création de contenu. Découvrez l’accompagnement en marketing digital pour les agences d’événementiel.

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Rédigé par

Portrait de May Lyn Pruvot
May Lyn Pruvot

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