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Les questions à vous poser
Agence web, freelance, modèle clé en main, site en abonnement : les propositions pour créer le site d’une agence d’événementiel sont nombreuses et difficiles à comparer. Le prix ne dit rien de la capacité du site à transformer vos réalisations en demandes de devis, ni de sa tenue en pleine saison. Voici les questions à poser à chaque prestataire avant de signer, comme vos clients le font quand ils consultent plusieurs agences pour un événement.
Envie d’aller plus vite ? Demandez un résumé de cet article à l’IA (intelligence artificielle) :
Avant de choisir, posez ces questions à chaque prestataire que vous consultez. Leurs réponses vous permettront de comparer les propositions sur les mêmes bases.
L’exercice vous est familier : c’est celui de vos clients quand ils mettent plusieurs agences d’événementiel en compétition pour une convention. Si vous avez rédigé un cahier des charges pour le site de votre agence d’événementiel, transmettez-le à chacun : la comparaison n’en sera que plus simple.
C’est la première question à poser. Le nom de domaine doit être réservé au nom de votre agence, l’hébergement doit vous être accessible et vous devez disposer des accès administrateur au site.
Sans cela, changer de prestataire peut devenir très compliqué : nom de domaine perdu, site impossible à récupérer, référencement acquis effacé. Or beaucoup de vos clients vous retrouvent en tapant directement le nom de votre agence, après un salon ou une recommandation. Faites préciser noir sur blanc ce qui vous appartient à la fin du projet : textes, comptes rendus de réalisations, photos et aftermovies.
Soyez particulièrement attentif aux sites inclus dans un abonnement mensuel : demandez ce que vous conservez si vous mettez fin au contrat, y compris les galeries de vos événements.
Le responsable RH compare plusieurs agences avant son séminaire, la direction de la communication lance parfois un appel d’offres, l’élu de CSE (comité social et économique) cherche en ligne dès la rentrée pour l’arbre de Noël. Demandez au prestataire comment le site répondra à chacun : les pages par type d’événement, les réalisations à mettre en avant, la présentation à télécharger pour la direction.
Demandez comment le prestataire construit le design : un moodboard (planche d’inspiration qui fixe l’ambiance), puis une maquette des pages principales sur ordinateur et sur mobile, à valider avant le développement. Vérifiez qu’il saura traduire votre univers (créatif, élégant, festif) sans que le décor prenne le pas sur l’information utile : types d’événements, zone d’intervention, demande de devis.
Posez la question directement : « Mon site va-t-il m’amener des demandes de devis ? » Un prestataire sérieux vous parle des recherches de vos clients, du lien entre chaque réalisation et la page du type d’événement correspondant, d’un formulaire qui demande la date, la jauge et le lieu, de la fiche Google et de la mesure des résultats.
Un site vitrine qui présente l’agence ne demande pas le même travail qu’un site conçu pour remplir votre planning avant la rentrée. Comprenez ce que chaque proposition inclut pour y parvenir : stratégie, rédaction, référencement, suivi.
Bon à savoir : méfiez-vous des promesses
Un prestataire qui garantit une première place sur Google pour « séminaire Lyon » ou un nombre précis de demandes ne dit pas la vérité.
Personne ne maîtrise les résultats de Google. Un bon prestataire explique sa méthode et la manière de mesurer les progrès d'une saison à l'autre.
Pour une agence d’événementiel, les images pèsent lourd dans la décision du client. Demandez qui sélectionne et retouche vos photos, si un photographe peut intervenir sur un prochain événement et qui détient les droits. Faites-vous montrer comment une réalisation sera présentée : le contexte, l’objectif du client, la jauge, le lieu, quelques photos choisies et un lien vers la demande de devis.
Vérifiez aussi la technique : des galeries chargées au fil du défilement, des aftermovies qui ne se lancent pas tout seuls, des images compressées. Demandez enfin comment il présentera les événements confidentiels que vos clients ne veulent pas voir publiés sous leur nom.
Vous devez pouvoir ajouter une réalisation le lendemain d’un événement, changer une photo ou publier une offre de séminaire de rentrée sans dépendre du prestataire. Demandez s’il prévoit une formation et un guide simple.
Un site doit être mis à jour, sauvegardé et surveillé, en particulier le formulaire de devis. Demandez ce que comprend la maintenance et le délai d’intervention en cas de panne en septembre ou en novembre, quand chaque demande compte.
Après la mise en ligne, de nouveaux besoins arrivent : une page pour un nouveau format comme les événements hybrides, une page pour une ville, une landing page pour les soirées de fin d’année. Faites préciser comment ces évolutions sont facturées et s’il existe un forfait annuel pour les petites modifications.
Un site qui apporte des clients évolue avec votre agence et vos saisons. Demandez si le prestataire propose un suivi des résultats, des conseils avant chaque saison forte, la création de contenus (comptes rendus de réalisations, articles de conseils pour organiser un séminaire) ou un accompagnement sur le référencement.
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Le SEO (référencement naturel) est souvent annoncé, rarement détaillé. Demandez ce qui est fait concrètement : choix des recherches visées (« organisation séminaire entreprise » suivi de votre ville, « soirée de fin d’année entreprise », « team building »), structure des pages, titres, textes, pages locales, poids des galeries, vitesse, déclaration dans la Search Console.
Le CMS (système de gestion de contenu) est l’outil qui fait fonctionner le site. WordPress est très répandu et permet de changer de prestataire facilement. Certains outils fermés vous rendent dépendant : demandez ce qui se passe si vous partez.
CRM (logiciel de gestion de la relation client), logiciel de devis, plateforme d’inscription et de billetterie, application mobile pour les participants, outil d’envoi d’e-mails, fiche Google, outils de mesure : demandez comment le prestataire relie ces outils au site et s’il a déjà travaillé avec ceux que vous utilisez. Si vous créez des pages d’inscription pour les événements de vos clients, vérifiez qu’il sait aussi les gérer.
Faites préciser qui rédige les pages et les comptes rendus de réalisations, qui traduit en anglais, qui relit et combien d’allers-retours sont prévus. Un prestataire qui rédige pour vous doit d’abord vous interroger sur vos clients, vos types d’événements, vos lieux partenaires et votre manière de travailler, du brief au bilan.
Mettez les réponses côte à côte, comme vos clients comparent les recommandations d’agences : propriété, compréhension de vos clients, design, présentation des réalisations, autonomie, maintenance, coût des modifications, référencement, CMS, outils connectés, rédaction. La proposition la moins chère n’est pas toujours la plus économique si elle oublie la moitié de ces points.
Demandez aussi un planning avec les étapes de validation, calé en dehors de vos périodes de forte activité : une mise en ligne prévue en pleine préparation des soirées de fin d’année a peu de chances de tenir. Fiez-vous enfin au premier échange : un prestataire qui vous interroge sur vos clients, vos types d’événements et votre zone d’intervention a compris l’enjeu. Pour mettre ces réponses en perspective, consultez les étapes pour créer un site qui apporte des clients à votre agence d’événementiel.
Un prestataire qui a déjà travaillé pour des agences d’événementiel, des lieux de réception ou des acteurs du tourisme d’affaires connaît vos clients, le poids des réalisations dans leur décision et le rythme de vos saisons. Demandez à voir des sites réalisés, regardez comment les événements y sont présentés et, si possible, échangez avec un client.
Pour une vue d’ensemble du projet, consultez le guide complet pour créer le site d’une agence d’événementiel. Pour éviter les pièges les plus courants, retrouvez aussi les erreurs à éviter quand vous créez le site de votre agence d’événementiel.
Vérifiez que vous serez propriétaire du site, des accès et des photos, que le prestataire explique comment le site transformera vos réalisations en demandes de devis et qu’il sait présenter des galeries sans ralentir le site. Comparez ensuite les propositions point par point.
Les deux peuvent convenir. Un freelance peut suffire pour un site simple avec quelques pages d’événements. Une agence web apporte souvent plusieurs compétences (stratégie, design, rédaction, référencement) et une continuité dans le suivi d’une saison à l’autre.
Serai-je propriétaire du site et des accès ? Comment le site va-t-il m’apporter des demandes de devis ? Comment seront présentées mes réalisations ? Le référencement est-il inclus ? Que se passe-t-il en cas de panne en pleine saison ? Combien coûteront les modifications ?
Cela dépend de l’auteur des photos et des contrats signés avec le photographe et le client. Faites préciser ces droits avant le lancement du site et vérifiez que les accords des clients et des personnes reconnaissables sont bien obtenus.
Il peut dépanner pour démarrer. Vérifiez toutefois ce que vous conservez si vous arrêtez l’abonnement, en particulier vos galeries et vos réalisations, ainsi que les possibilités de personnalisation et de référencement. Un site dont vous êtes propriétaire vous laisse plus de liberté.
Aucun prestataire sérieux ne peut garantir un nombre de demandes ou une position sur Google. Il peut en revanche expliquer sa méthode, poser des objectifs pour vos saisons fortes et mesurer les résultats avec vous.
Choisir le bon prestataire, c’est choisir un partenaire qui comprend votre métier et vos clients. L’agence Ambia accompagne les agences d’événementiel pour la création ou la refonte de leur site Internet, leur référencement et leurs contenus. Découvrez l’accompagnement en marketing digital pour les agences d’événementiel.
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